Anglais administratif et formulaires : fill in, applicant, terms and conditions

Remplir un formulaire en anglais, lire un contrat ou comprendre les mentions légales d’un site : ces situations sont courantes pour quiconque vit, travaille ou voyage dans un pays anglophone. Le vocabulaire administratif anglais est précis, parfois trompeur pour les francophones, et très différent selon qu’il s’agit du contexte britannique ou américain.

Comment remplir un formulaire en anglais ?

La première difficulté est souvent le verbe lui-même. Trois formules coexistent.

Fill in est privilégié en anglais britannique. Please fill in the form below. (Veuillez remplir le formulaire ci-dessous.)

Fill out est plus courant en anglais américain. You need to fill out this application. (Vous devez remplir cette demande.)

Complete a form est la formule la plus formelle et la plus neutre. On la trouve souvent dans les instructions officielles. Please complete all sections of the form. (Veuillez compléter toutes les sections du formulaire.)

Autres verbes utiles :

• To tick the box (UK) / to check the box (US) : cocher la case.
• To submit an application : soumettre une candidature ou une demande.
• To sign : signer. To date : dater. Ces deux actions sont souvent mentionnées ensemble.

Les champs personnels courants

Une précision sur les civilités : Mrs (Madame, femme mariée), Miss (Mademoiselle, femme non mariée), Ms (formule neutre qui ne précise pas le statut matrimonial). Ms est de plus en plus utilisé par défaut dans les formulaires modernes. Dr et Prof sont utilisés indépendamment du genre.

Comment compléter les champs d’adresse et de coordonnées en anglais ?

L’adresse postale

Le format d’adresse anglophone diffère du format français. Comprendre les champs évite les erreurs sur les formulaires internationaux.

• Address line 1 : numéro et nom de rue. C’est la ligne principale de l’adresse.
• Address line 2 : complément d’adresse (appartement, bâtiment, étage). Ce champ est souvent optionnel.
• City / Town : ville.
• County (UK) : département ou comté (ex. Surrey, Kent). Équivalent approximatif de notre département.
• State (US) : État (ex. California, Texas).
• Postcode (UK) : code postal. Zip code (US) : code postal américain.
• Country of residence : pays de résidence actuel (distinct de la nationalité).

Les coordonnées téléphoniques

• Phone number : numéro de téléphone (terme générique).
• Mobile number (UK) / Cell phone number (US) : numéro de téléphone portable.
• Landline : téléphone fixe.
• Extension (ou ext.) : poste téléphonique dans une entreprise. Please call +33 1 23 45 67 89, ext. 214. (Appelez le +33 1 23 45 67 89, poste 214.)

Quels documents sont demandés dans les formulaires officiels en anglais ?

Les pièces d’identité

• Passport : passeport.
• National ID (ou national identity card) : carte nationale d’identité.
• Driving licence (UK) / Driver’s license (US) : permis de conduire.
• Proof of address : justificatif de domicile. Les documents acceptés sont généralement une facture récente (utility bill : eau, gaz, électricité), un relevé bancaire (bank statement) ou une lettre officielle.

Dates et validité des documents

• Validity : validité, durée pendant laquelle le document est valable.
• Expiry date (UK) / Expiration date (US) : date d’expiration.
• Issue date : date d’émission, date à laquelle le document a été délivré.

Un piège courant : “expiry” (UK) et “expiration” (US) sont deux façons de dire la même chose. Les formulaires numériques utilisent souvent l’une ou l’autre selon leur origine.

Quels termes légaux faut-il connaître pour les formulaires en anglais ?

Les termes courants dans les contrats et formulaires

Next of kin : désigne votre plus proche parent ou la personne à contacter en cas d’urgence. Ce champ apparaît systématiquement sur les formulaires médicaux et d’assurance.

Terms and conditions (T&Cs) : conditions générales d’utilisation. On les désigne aussi par “terms of service” (ToS) ou “terms of use”. Le cocher “I agree to the terms and conditions” sans les lire est un réflexe universel, mais ces documents définissent les droits et obligations des deux parties.

Privacy policy : politique de confidentialité, qui précise comment vos données personnelles sont collectées et utilisées.

Consent : consentement. By checking this box, you give your consent to… (En cochant cette case, vous donnez votre consentement à…)

Signature : signature. Attention, en anglais “signature” se prononce “SIG-na-chur” et le verbe “to sign” (signer) n’est pas “to signature”.

Witness : témoin, personne qui atteste la signature d’un document officiel.

Notary / Notarize : notaire / faire notarier un document. This document needs to be notarized. (Ce document doit être certifié par un notaire.) Attention : le système notarial n’est pas identique en droit anglais et en droit français.

Affidavit : déclaration sous serment écrite.

Statutory declaration : déclaration officielle, formulaire légal équivalent à une déclaration sur l’honneur.

Power of attorney : procuration, document qui autorise quelqu’un à agir en votre nom. She has power of attorney for her elderly mother. (Elle a une procuration pour sa mère âgée.)

Comment gérer les démarches administratives courantes en anglais ?

Abonnements et services

• To apply for : faire une demande de. I’d like to apply for a library card. (Je souhaite faire une demande de carte de bibliothèque.)
• To renew : renouveler. My passport needs to be renewed. (Mon passeport doit être renouvelé.)
• To cancel a subscription : résilier un abonnement.
• Direct debit (UK) : prélèvement automatique régulier autorisé par le titulaire du compte.
• Standing order (UK) : virement permanent, paiement régulier programmé depuis votre compte.

La facturation

• Invoice : facture (document comptable plus formel que le reçu).
• Receipt : reçu, preuve de paiement.
• VAT number : numéro de TVA (intracommunautaire en Europe).
• Reference number : numéro de référence, identifiant unique d’un dossier ou d’une transaction.
• Case number : numéro de dossier, utilisé pour suivre une demande auprès d’un service administratif.

Quel vocabulaire pour les formulaires en ligne en anglais ?

Les démarches en ligne ont leur propre vocabulaire, souvent emprunté au monde de l’informatique.

• Username : identifiant, nom d’utilisateur.
• Password : mot de passe.
• Security question : question de sécurité (pour la récupération de compte).
• Two-factor authentication (2FA) : authentification à deux facteurs, protection supplémentaire.
• Confirm email : confirmer votre adresse email (souvent via un lien envoyé).
• Opt in : accepter activement de recevoir des communications. Opt in to receive our newsletter. (Inscrivez-vous pour recevoir notre newsletter.)
• Opt out : refuser ou se désinscrire. You can opt out at any time. (Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.)
• Unsubscribe : se désabonner d’une newsletter ou d’une liste de diffusion. C’est le lien souvent présent en bas des emails marketing.

Cookie consent (consentement aux cookies)

• Accept all : accepter tous les cookies.
• Reject all : tout refuser.
• Manage preferences : gérer vos préférences.

Ces termes sont normalisés par le RGPD (GDPR en anglais : General Data Protection Regulation).

Les faux amis classiques dans l’anglais administratif

Actual ne signifie pas actuel

Actual signifie “réel” ou “véritable” en anglais, pas “actuel”. What is your actual name? (Quel est votre vrai nom ?) Pour dire “actuel” (au sens de “courant”), on utilise current.

Your current address (votre adresse actuelle) et non “your actual address” (qui impliquerait une adresse “vraie” par opposition à une fausse).

Signature et signer

En français, “signer” est un verbe. Le nom est “signature”. En anglais, le verbe est to sign et le nom est signature. Le faux ami consiste à utiliser “to signature” comme verbe, ce qui n’existe pas en anglais.

Please sign here. (Veuillez signer ici.) Your signature is required. (Votre signature est requise.)

Application

Application en anglais désigne une demande (application form = formulaire de demande), une candidature (job application) ou une application informatique. Il ne signifie pas “application” au sens de “mise en application” d’une loi, qui se dit “implementation” ou “enforcement”.

Formules utiles dans les démarches administratives

Pour demander de l’aide :

• Could you help me fill in this form? (Pourriez-vous m’aider à remplir ce formulaire ?)
• I’m not sure what to put in this field. (Je ne sais pas quoi mettre dans ce champ.)
• Which documents do I need to provide? (Quels documents dois-je fournir ?)

Pour confirmer des informations :

• Could you confirm the reference number? (Pourriez-vous confirmer le numéro de référence ?)
• My case number is… (Mon numéro de dossier est…)
• I submitted my application on [date]. (J’ai soumis ma demande le [date].)

Pour les délais :

• How long does the process take? (Combien de temps dure la procédure ?)
• When can I expect a response? (Quand puis-je attendre une réponse ?)
• The deadline for submission is… (La date limite de soumission est…)

FAQ

Q: Quelle est la différence entre fill in et fill out en anglais ?

A: Fill in est préféré en anglais britannique et fill out est plus courant en anglais américain. Les deux signifient compléter un formulaire. On entend aussi “complete a form” dans les contextes formels ou officiels, notamment dans les instructions écrites.

Q: Quelle est la différence entre surname, last name et family name ?

A: Surname, last name et family name désignent tous le nom de famille. Surname est standard en anglais britannique, last name est plus courant en anglais américain, et family name est utilisé dans les formulaires internationaux. Maiden name désigne le nom de jeune fille d’une femme mariée.

Q: Que signifie next of kin sur un formulaire anglais ?

A: Next of kin désigne la personne à contacter en cas d’urgence, votre proche parent le plus direct. Sur un formulaire administratif ou médical, il s’agit généralement du conjoint, d’un parent ou d’un enfant adulte.

Q: Quelle est la différence entre opt in et opt out en anglais ?

A: Opt in signifie accepter activement de recevoir des communications (newsletter, offres). Opt out signifie refuser ou se désinscrire. Une case cochée par défaut relève de l’opt-out. Une case vide que vous devez cocher relève de l’opt-in.

Q: Comment dire justificatif de domicile en anglais ?

A: Un justificatif de domicile se dit proof of address en anglais. Les documents acceptés sont généralement une facture récente (utility bill), un relevé bancaire (bank statement) ou une lettre officielle envoyée à votre adresse.